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10 Consejos Para Ser Más Eficiente Con Outlook

10 Consejos para ser más eficiente con Outlook

Outlook es una herramienta muy potente pero la mayoría de usuarios no le saca todo el partido. Te ofrecemos algunos consejos, extraídos de la web www.howto-outlook.com, para hacer más rápido, eficiente y agradable tu trabajo con este programa.

Copia de Seguridad: este consejo lo situamos en primer lugar por una buena razón, y es que en Outlook se almacenan gran cantidad de datos y a nadie le gusta perder este tipo de información. Realizar una copia de seguridad es tan sencillo como copiar un archivo (un archivo .pst para ser más exactos). Usar la función Exportar no es la mejor manera para crear una copia de seguridad adecuada. Microsoft ha añadido la aplicación gratuita backup add-in que te ayuda a localizar los archivos PST y a asignarles una ubicación. También tiene la función de recordatorio para crear copia de seguridad cuando se cierra Outlook. Si quieres copiar todos los datos de Outlook y que esto se haga de manera automática es recomendable usar ABF Outlook Backup

Cerrar Outlook antes de apagar el equipo: cuando apagas tu PC, automáticamente se cierran las aplicaciones que están ejecutándose. Este procedimiento no es recomendable para Outlook ya que trabaja con servidores externos y el proceso de cierre es más lento, así que Windows cerrará automáticamente la herramienta Outlook y puede producirse la corrupción de archivos PST o incluso su pérdida. Si tienes otras aplicaciones vinculadas con Outlook también debes cerrarlas antes de apagar el equipo u Outlook no se cerrará. Para comprobar si Outlook está completamente cerrado ejecutamos el administrador de tareas y comprobamos que el proceso Outlook.exe no esté en la lista.

Guarda tus contactos: cuando escribes la dirección de un contacto en un nuevo correo, Outlook sugerirá direcciones y contactos. Esta es una característica muy útil pero puede ser peligrosa porque hace que nos olvidemos de poner los contactos en su correspondiente carpeta. La Autosugerencia para Outlook 2007 y anteriores se basa en las caché de direcciones utilizadas previamente a las que hemos enviado algún correo. No tienen ninguna relación con la carpeta contactos. Para guardar rápidamente un contacto en esta carpeta clica el botón derecho sobre la dirección y selecciona “Añadir a Contactos de Outlook”. Para importar la caché Autosugerencia a Outlook puedes entrar en : Importar contactos desde nk2-file .Para borrar un nombre de la lista de Contactos sugeridos, selecciónalo con las flechas y pulsa la tecla Suprimir. Outlook 2010 tiene una característica mejorada en la cual ya no hay almacenados direcciones como nk2 pero si en la carpeta Contactos Sugeridos.


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Desactiva el scanner antivirus: integrar un scanner antivirus en Outlook puede parecer una idea inteligente pero en realidad no lo es, ya que tenemos una herramienta que analiza los archivos que son descargados en el equipo, ya estamos suficientemente protegidos. Tener un antivirus integrado puede causar un montón de problemas con el envío, recepción y visualización de mensajes. Además puede reducir la velocidad de Outlook. La mejor solución es desactivarlo, tendremos un uso más eficiente de Outlook con el mismo nivel de seguridad.

Desactiva Complementos que no utilices: algunas de las aplicaciones que instalas en tu equipo también instalan complementos en la configuración de Outlook. Estos complementos instalados hacen que Outlook trabaje más despacio o que presente errores porque la versión de estos complementos y la de Outlook no sean compatibles o por otros motivos. De cualquier manera, lo más recomendable es desinstalar todos aquellos complementos que no utilices. En esta guía puedes encontrar cómo hacerlo.

Mantén tus archivos PST libres de errores: hay ciertas condiciones en las que los archivos PST pueden presentar errores. Una frecuente es cuando ha habido un error en Outlook. Después de esto, Outlook revisa y realiza pequeños ajustes en los archivos para eliminar los errores. A pesar de esta reparación, se pueden emplear herramientas, como scanpst.exe para realizar una comprobación más exhaustiva de estos posibles errores. No te olvides de marcar la opción de realizar copia de seguridad de estos archivos. Un archivo PST libre de errores puede prevenir perdida de datos, problemas de indexación o problemas cuando algunos complementos tratan de acceder a la información almacenada en esos archivos.

No importar, sí conectar: cuando tienes un archivo PST extra y quieres ver qué hay en él, no uses la función Importar. Puedes abrir directamente ese archivo con el comando: Archivo>Abrir> Archivo de datos Outlook. Si hay algo en ese archivo que quieres almacenar en su archivo PST original, utiliza copiar o mover los elementos de una carpeta a otra.
Importar no es la mejor manera de restaurar una copia de seguridad de un archivo PST. En la configuración de la cuenta se puede asignar a qué archivo PST quieres que tus nuevos correos sean entregados. Hay muy pocos casos en que se recomiende utilizar la función Importar.

No conecte a archivos PST que se encuentran en un recurso compartido de red: es una de esas cosas que en principio suenan bien pero en realidad no son buena idea.
Como los archivos PST son bases de datos, que dependen en gran medida de las acciones específicas del disco duro para realizar las acciones adecuadas. Esto no es posible cuando conectas este tipo de archivos a la red, si lo haces puede dar lugar a un rendimiento deficiente y a la corrupción de datos o la perdida del archivo. Microsoft ha declarado esta configuración como no admitida. Una solución es mantener el original almacenado en el equipo y utilizar Outlook Addin para crear copias de seguridad en un recurso compartido.

Utiliza más que simples reglas para organizar el correo: las reglas son una buena manera de ordenar tus correos pero tener demasiadas reglas puede hacer que sea más complicado gestionar las reglas que los propios correos. También, el uso incorrecto puede crear duplicados y cuando te conectes a un servidor de Intercambio, la cantidad de reglas puede estar limitada por el tamaño de estas reglas. Por lo tanto, es bueno mirar las demás opciones de gestión del correo electrónico que ofrece Outlook.
La función de búsqueda instantánea en Outlook también es muy potente y realmente puede encontrar en un instante el correo electrónico que estabas buscando.

Utiliza los campos «Para», «CC» , «CCO» y «De» de manera correcta: este consejo es útil para cualquier herramienta de correo electrónico y no solamente para Outlook. Conocer cómo utilizar cada uno de los diferentes campos puede prevenir confusiones o molestias al destinatario. En general, los usos de cada campo son los siguientes:
«Para«: Especifica la dirección de la persona o personas con las que vas a comunicarte. Cuando utilizamos el campo «CCO» ( véase más adelante ) especifique su propio correo electrónico aquí .
«CC«: Este campo se utiliza cuando se desea enviar el mensaje a una persona adicional para fines informativos y se desea notificar al destinatario que esa persona está siendo informada. En general, las personas incluidas en este campo no tienen acciones especificadas sobre el mensaje. Cuando el destinatario selecciona “responder a todos” la persona que aparece en CC también es notificada.
«CCO«: Este campo es utilizado para incluir una persona adicional que recibirá el mensaje, sin que el destinatario lo sepa. Tambien se utiliza para enviar el mismo mensaje a varias personas pero que no se conocen entre sí, para no exponer sus direcciones públicamente. Cuando el destinatario elige “responder a todos” las personas en BCC no reciben un seguimiento.
«De»: En Outlook 2010, este campo se muestra automáticamente cuando tienes múltiples cuentas de correo electrónico configurados para seleccionar la cuenta de correo saliente

Si quieres saber más sobre el uso eficiente de Outlook no dudes en echar un vistazo a nuestro curso Outlook- Calidad y Eficiencia

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