18 consejos para mejorar tu productividad en Outlook (1 de 2)

¿Quieres ser un experto en Outlook? Aquí están los 18 mejores consejos, según la Web especializada www.alphr.com, para ayudarte a manejar tu correo y agenda de forma eficiente. Millones de personas utilizan a diario Microsoft Outlook para gestionar su e-mail y calendario, ya sea en casa o en el trabajo. Eso parece una prueba de su gran utilidad, sin embargo, la verdad es que muy pocos conocen todas las características y opciones que ofrece. Aprender estos sencillos consejos te ayudará a ahorrar tiempo, a trabajar de forma más eficiente y a sincronizar tu agenda personal y de trabajo. Estos consejos están orientados a las versiones de Outlook de 2007, 2010 y 2013, pero la mayoría también te servirán si utilizas la versión de 2003 o anteriores.

Aprovecha el tiempo y no escribas el mismo texto una y otra vez con “Quick Parts”: si a menudo necesitas escribir un pasaje estándar de un texto, puedes guardarlo e insertarlo directamente en tu correo. Simplemente tienes que seleccionar la parte de texto que quieres utilizar, ir a Insert Tab, clickea en el menú Quick Part y selecciona “guardar esta parte en la galería de Quick Parts”. Así, cuando en el futuro empieces a escribir ese texto, un pop-up te avisará y te dará la opción de insertar el resto del texto directamente. También puedes seleccionar el texto con tu ratón directamente en el menú Quick Parts.

Programa un mensaje para que se envíe en un futuro:

si tienes un correo escrito pero no quieres mandarlo en ese momento, Outlook te permite enviarlo en el momento que quieras. Escribe tu correo y después ve a la tabla de opciones y pincha en “Mandarlo con retraso”. Así se abre un aviso que dice “No enviar antes de:”, donde deberás poner la fecha y hora cuando quieres que el email sea enviado. Cuando le des a enviar, el mensaje se guardará hasta que llegue la hora y día predeterminados. Si estás usando un servidor Exchange puedes cerrar Outlook, pero si estás utilizando POP o IMAP, tendrás que esperar a que llegue la hora determinada para cerrarlos.

Agrupa los mensajes: Si usted recibe un alto volumen de mensajes, saber cuáles son los importantes puede que le tome mucho tiempo. Outlook puede agrupar emails en conversaciones, así que con un simple click te mostrará todos los mensajes relacionados juntos. Puedes hacer esto yendo primero al tabulador Ver, y pinchando sobre “ver como conversación”. Clickea sobre “organizar como” y selecciona el modo en “ajustes de vista” para configurar opciones adicionales de grupo.

Crea una carpeta para búsquedas comunes: Siempre puedes buscar la carpeta que necesitas escribiendo en el buscador que te aparece arriba de la lista de mensajes. Si hay una búsqueda particular que realizas a menudo, puedes simplificar el trabajo con esta herramienta. Ve al menú Carpetas y haz una Nueva Búsqueda de Carpetas para crear una: puedes elegir entre una variedad de plantillas o crear tú mismo el criterio de búsqueda. Tu nueva carpeta aparecerá en el panel de la izquierda de tu ventana de Outlook, pincha ahí para ver los mensajes relacionados con el tema que tú has elegido. También puedes cambiar el nombre de la carpeta pinchando botón izquierdo.

Crea filtros para encontrar los mensajes relevantes: 

Otra forma rápida de encontrar emails específicos es usar el menú Filtrar Email a la derecha del menú Home. Elegir una opción del menú inmediatamente te filtra tu buzón de entrada para mostrarte solo cierto tipo de mensajes, como por ejemplo los que tienen algún tipo de archivo adjunto o los de una determinada fecha. Para más opciones, pincha en “más filtros” desde el menú para hacer esta opción de filtrar visible. Aquí encontrarás ajustes adicionales como por ejemplo Búsquedas Recientes que te permite ver las últimas búsquedas que has hecho.

Desecha o ignora correo no deseado: si alguien te spamea tu bandeja de entrada, puedes bloquear cualquier futuro email de un destinatario concreto pinchando en el menú “correo basura”. Selecciona “opciones de correo basura” para abrir una ventana que te deja especificar lo que consideras basura y lo que no. Si el destinatario es legítimo pero el mensaje no es de nuestro interés clickea en ignorar. Esto no bloquea permanentemente a nadie, pero los correos en esa conversación en particular serán marcados desde que lleguen a tu bandeja de entrada.

Crea instantáneamente nuevos correos y citas:

Si haces completo uso de las opciones que te permite utilizar Outlook, puede que te encuentres a menudo cambiando de la parte de correos a tu calendario. Sin importar si estás mirando tu correo o tu agenda, puedes crear nuevos emails o citas en tu calendario o contactos utilizando la opción “Nuevo objeto” en el menú Home. Si no quieres tener que estar en la interfaz de Outlook, pincha con el botón derecho en el icono de Outlook en Windows, y se abrirá una tabla que te dará la opción rápida de crear un correo, cita, etc.

Automatiza tareas recurrentes con Pasos Rápidos: si normalmente hay tareas que realizas a menudo, como enviar un correo que te llegue a un amigo o invitar a un grupo de contactos a una reunión, la opción Pasos Rápidos puede ayudarte a ahorrar tiempo. Encontrarás un número de Pasos predefinidos en el medio del menú Home, pero el verdadero poder de esta opción llegará cuando los crees a tu gusto. Pinchando en “Manejar los Pasos Rápidos” se abrirá un diálogo en el que tú puedes duplicar o crear atajos, para que puedas crear un nuevo rango de variaciones en un tema.

Ordena tu email con Reglas y Formateo acondicionado:

El menú Reglas en la sección Mover en Home te da la opción de crear y manejar reglas para procesar automáticamente mensajes a la vez que llegan. Si seleccionas un mensaje antes de abrirlo, te dará la opción de crear una regla general para todos los mensajes del mismo tipo. Selecciona Crear Regla y te dará una serie de opciones que puedes usar como criterio de selección: el emisor, mensaje, tamaño, fecha y más. Elige la opción u opciones que más se ajusten a lo que quieres.

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