18 consejos para mejorar tu productividad en Outlook (2 de 2)

Teníamos pendiente publicar la segunda parte de este post con consejos para mejorar tu productividad en Outlook, sugeridos por www.alphr.com, no caigas en la depresión otoñal y agiliza al máximo tu trabajo con estas geniales ideas:

Envía mensajes de texto desde Outlook: Cuando Outlook no funciona, tienes la opción de mandar mensajes de texto directamente a tus contactos. Necesitarás registrarte para usar este servicio, pero si lo utilizas para mandar más que una pequeña cantidad de mensajes, tendrás que pagar. Para crear el SMS, clickea en la opción Nuevo Objeto en el menú Home, selecciona mensaje de texto y, en la ventana que se abre, clickea “Encontrar un servicio de mensaje de texto para mi operador móvil”

Limpia automáticamente mensajes innecesarios: Si quieres guardar espacio u ordenar una bandeja de entrada demasiado desorganizada, la herramienta “Clean Up” te ayudará. Analiza una conversación de email que hayas tenido y borra cualquier mensaje que ya esté de forma integral insertado en otro mensaje anterior. Por lo que si quieres puedes leer el original yendo al primer mensaje pero evitas que se repita durante toda la conversación innecesariamente.

Delega el acceso a tu email y calendario: Si vas a irte de viaje, puedes permitir que alguien temporalmente cuide de tu correo y agenda. Para lograrlo, clickea el botón Archivo y después en Ajustes de Cuenta y selecciona “delegar acceso”. Pincha en añadir y escribe el nombre de la persona o personas que quieres que se ocupen de tu cuenta mientras tú no puedas. Te saldrán una serie de ventanas para verificarlo: por defecto, el nuevo administrador podrá acceder y modificar tu calendario y lista de tareas, pero tus correos y bandeja de entrada permanecerán en privado. La personas a la que delegues deberá utilizar la misma versión de Outlook que nosotros, y los objetos a los que tenga acceso deberán estar guardados en el “Exchange Server”, no podrán acceder a ningún correo entrante que esté en tu buzón.

Maneja los mensajes leídos: Felizmente, Outlook está adiestrado para pedirte permiso antes de enviar un mensaje como leído; puedes cambiar esta opción a tu antojo clickeando en la opción Archivo, luego Opciones, selecciona la vista del email y llega hasta la opción “Tracking”. Aquí puedes elegir si las notificaciones de mensajes leídos deberían mandarse siempre, nunca, o elegir a tu gusto. Una opción útil es pedir un recibo de mensaje enviado, que te confirma que el mensaje ha llegado al buzón del destinatario, sin insistir en ninguna notificación cuando lo haya abierto.

Zonas Horarias: Si viajas por trabajo, sabrás lo que es la frustración de recibir notificaciones de citas y reuniones en la zona horaria incorrecta. En las opciones de calendario encontrarás la opción para elegir la zona horaria que desees para cada cita. Cuando hayas esto, las notificaciones aparecerán en la zona horaria correcta.
También puedes configurar una segunda zona horaria que puedas ver, y así poder saber qué hora en tu casa en cualquier momento, o en qué zona horaria está un compañero para asegurarte que les pillas en la oficina en el momento correcto y no intentas comunicarte con ellas a la hora incorrecta. Pincha en Cambiar Zona horaria para pasar rápidamente de una opción a otra.

Notas “Post-it”: Outlook incluye una opción de crear notas prediseñadas. Pincha Ctrl+Shift+N desde cualquier lugar de tu interfaz de Outlook para crear una nueva nota, que puede ser seleccionada y posicionada en cualquier lugar de tu pantalla. Por defecto, las notas aparecen en un amarillo pálido, pero puedes asignarlas a categorías, por lo que adquirirían el color que tenga esa categoría. Para ordenar tus notas, pincha en el icono de Nota debajo del panel View: a partir de aquí puedes copiar, organizar e imprimir notas, e incluso buscar notas con un contenido de texto específico.

Correo encriptado: Si quieres demostrar que los mensajes son realmente tuyos, Outlook te permite firmar criptográficamente tus correos. Puedes ir un paso más allá e incluso criptografiar el texto, para que solo aquellos que conozcan la clave puedan leerlo y entenderlo. Para hacer esto, abre la opción Trust Center, y pincha en Seguridad del Correo. Permitir este tipo de mensajes encriptados es tan fácil como señalar los mensajes que queremos, pero necesitarás crear e importar un ID digital si aún no tienes uno. Pincha en “Crear un ID digital” para ver links de proveedores de este tipo de servicios, por ejemplo, Comodo, que ofrece certificados gratis para correos.

Accede a tu email personal dentro de Outlook: Para añadir una bandeja de entrada de correo personal a tu cuenta Outlook, va al menú Carpeta y pincha en Crear Cuenta: si estás usando una cuenta Gmail o Hotmail, lee las instrucciones del proveedor para crear una vía de acceso a través de POP o IMAP. Si estás usando Outlook.com con Outlook 2013, simplemente introduce tu dirección de correo y Outlook hará el resto.
Para acceder al correo de Outlook.com de versiones anteriores, pincha en “Configurar manualmente las opciones del servidor”, y después selecciona el Enlace de Microsoft Outlook Hotmail en la ventana que aparece. Esto te permitirá no solo acceder a tu correo Outlook, sino también a tu calendario personal
Sincronizar el Calendario Google con Outlook: En el calendario Google, mueve tu ratón sobre el calendario que se encuentra en el panel de la izquierda. Pincha en Private Adress para obtener la URL de tu calendario. Ve a Outlook, configuración de la cuenta, pincha en el botón de calendario y pega la dirección URL en el diálogo que se abre. Después de unos minutos, el calendario se actualizará y los eventos aparecerán en Outlook. Si quieres que los eventos de Outlook aparezcan en Google, necesitarás una tercera herramienta. Una opción es gSyncit de Fieldston software, que te ofrece una versión de prueba gratis que te permite sincronizar tu calendario Google con tu calendario Outlook.