5 pasos para el problem solving (2 de 2)

La semana pasada os dábamos aquí los dos primeros pasos de este completo proceso de problem solving. Pues bien aquí os traemos la segunda parte de esa publicación con los tres últimos pasos.

SELECCIONA LA SOLUCIÓN ÓPTIMA

El pensamiento crítico es el proceso de conceptualización, aplicación, análisis, síntesis y evaluación que nos debe guiar. Es un camino aprendido para evitar las preferencias, distorsiones, prejuicios y la inconsistencia en la toma de decisiones. El pensamiento crítico es la mejor forma para determinar cuál es la solución que mejor puede funcionar en el problema planteado.

Elimina las soluciones ineficaces que son obvias al principio

Muchas de las soluciones planteadas son inviables e impracticables porque son muy caras, llevan mucho tiempo, requieren recursos no disponibles o producen resultados inciertos. Evaluando aquellas medidas que tienen estas características debemos descartarlas.

Además, tu escáner preliminar debe dar como resultado una cierta percepción de las posibles soluciones reales, eliminando parte del análisis posterior que debe realizarse. Jeff Bezos, el fundador de Amazon, afirma que siempre hay un tanto de carambola en todo proceso creativo, al descubrir nuevas formas donde el pensamiento rutinario no llega.

Desarrolla una decisión con una matriz para su evaluación

Cuando resolvemos problemas, hay raramente una solución que encaja con todos los criterios que pedimos; de hecho, lo normal es que nos decantemos por aquella que encaja con el mejor de los criterios teniendo un mínimo impacto en los demás. Una matriz, es una herramienta visual excelente para diferenciar las características de las diferentes alternativas cuando no queda claro o no podemos elegir una posibilidad.

Algunos factores que debes tener en cuenta son: la eficacia, la practibilidad, el tiempo, el coste, el riesgo y la organización. Estos valores deberán tener un peso en una escala del 0 al 10.

Selecciona la mejor solución con la información disponible

Si la elección con la puntuación más alta parece no encajar con la solución que debe elegirse, plantea de nuevo los pesos y ponderaciones que has establecido. Date cuenta de que una solución con una nota muy baja en uno de los factores probablemente debiera ser descartada.

IMPLEMENTA LA SOLUCIÓN ÓPTIMA

Una vez que has elegido la mejor solución para tu problema, es hora de implementarla. Date cuenta de que la implementación puede no darse con fluidez, especialmente si ello depende de la cooperación de un grupo de personas. Fácticamente toda decisión requiere un cambio en la forma de hacer de un grupo de individuos, pues como dijo Maquiavelo “no hay nada más difícil de afrontar, más peligroso de dirigir y más incierto en cuanto al éxito que liderar un cambio de cosas”.

Mientras que es muy importante cambiar las cosas tan rápido como sea posible, es prudente reconocer los obstáculos que pueden aparecer y reconocerlos. Demos una lista de las resistencias que se pueden producir: no ser demasiado rápidos, la implementación requiere mucho tiempo, es económicamente prohibitiva, no se dispone del suficiente personal, a los clientes no les gustará, las consecuencias negativas son desconocidas y la solución no funcionará.

Para superar estas barreras, no tengas miedo de confrontar opiniones con otros compañeros educadamente. Si una posible solución que no ha sido considerada previamente surge en el transcurso de la conversación, retrasa la implementación hasta que ésta sea investigada. Es importante que el orgullo no te lleve a utilizar tu autoridad para elegir una solución, sino para elegir la mejor solución.

CONFÍA EN TU ANÁLISIS

Si has seguido diligentemente los pasos anteriores, ten confianza en que has elegido la mejor solución. Muchas de las resistencias que encontrarás, serán debidas al miedo y a la falta de información, más que una auténtica objeción a la buena solución. Por ello, reconoce que estás agitado por el resultado de la nueva situación ya que es normal en situaciones que no se han dado.

Si el grupo está en pleno proceso de elegir la solución, busca aliados dentro del grupo que te permitan convencer a los otros de que ésta es la mejor de las posibles. Es muy importante buscar figuras que apoyen los cambios y que ayuden a convencer a los demás.

Monitoriza los resultados

A pesar del mejor esfuerzo, algunas soluciones no funcionan como las planeaste. Puede haber muchas causas para esto: falta de información disponible, errores en la percepción o un cambio en las condiciones que afectaban al problema. Vivimos en un mundo incierto y cambiante, por lo que no hay una respuesta garantizada indefinidamente.

Muchos productos y compañías crecen al son de la innovación y la integración. Si continuamente se monitorizan resultados, comparándolos con expectativas y ajustando los criterios, podemos estar seguros de que el cambio se mantendrá válido y producirá los resultados deseados.

Elon Musk, inventor, emprendedor y CEO de Tesla Motors, afirma que es muy importante tener un feedback de dónde puedas extraer la información necesaria para replantear modelos y mejorar las cosas.

Cuando los resultados aparezcan en la implementación, es necesario recogerlos y contrastarlos con la información inicial. Cuando haya resultados inesperadamente negativos o el beneficio no fuese el esperado, habrá que repetir el proceso de problem solving, realizando los ajustes necesarios.

En muchos casos, los ajustes son menores y más rápidos que la implementación. Sin embargo, en otros casos, una nueva estrategia y solución es necesaria y eso supone replantear los pasos con la información recogida en la fase de implementación.

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