Consejos para organizar tu Outlook: 5 formas de manejar tu lista de emails

Microsoft Outlook es una herramienta irreemplazable para multitud de empresas y una gran cantidad de personas en todo el mundo, pero eso no significa que a la gente le guste utilizarla, ni mucho menos. Realmente, nadie disfruta escudriñando una bandeja de entrada hasta los topes o respondiendo a peticiones de reuniones todo el día. Lo que la gente quiere de verdad es entrar al correo, hacer lo que tengas que hacer, y salir de él lo antes posible.

En este punto es donde cobran importancia nuestros consejos para organizar tu Outlook. Adoptar estos 5 sencillos consejos prácticos hará que navegar por tu bandeja de entrada sea mucho menos doloroso y te consuma el menor tiempo posible.

Usa carpetas para reducir la maraña de mensajes: parece fácil ordenar tus mensajes en la bandeja de entrada, hasta que tratas de encontrar un mensaje concreto y sufres haciendo de forma manual esa búsqueda. En vez de eso, mueve los mensajes a una carpeta personalizada creada específicamente para correos relacionados con la empresa o el tema que desees. Es como usar un archivo.

Las carpetas personalizadas son fáciles de crear, de manejar y de buscar. Además no hay un límite de carpetas que puedas crear ni tampoco de tamaño de las mismas, excepto el espacio de disco interno que tengas o las limitaciones impuestas por tu sistema operativo. De todas formas, ¡no te vuelvas loco! Demasiadas carpetas ralentizará la capacidad de reacción de Outlook. No crearías una carpeta en un archivo con solo unos pocos documentos. Si creas una carpeta para cada cliente o para cada empresa, o incluso si las divides por temas o contenido (por ejemplo impuestos, recibos, viajes) estarás haciéndolo bien porque podrás derivar los correos de temas poco comunes a una carpeta destinada a ello específicamente.

Así se crea una carpeta personalizada:

1. Pincha con el botón derecho del ratón en Carpetas Personales, está situado en el panel izquierdo del correo, y elige la opción Nueva Carpeta del menú que se despliega.

2. En la carpeta, introduce el nombre que le quieras poner y pulsa Enter. Si cambias de idea o detectas alguna falta de ortografía, pincha con el botón derecho en la carpeta y selecciona una de las opciones Renombrar Carpeta o Borrar Carpeta. También puedes copiar la carpeta, moverla o añadirla a la lista de favoritos por medio del menú que aparece al pinchar con el botón derecho.

3. Observa todas las distintas opciones de la carpeta en el Menú que aparece. Puedes Buscar, Ordenar, Archivar, Aplicar reglas, Marcar emails como leídos, etc. Lo que necesites para organizar tus correos.

Crea y asigna categorías: dividir por categorías tus correos te ayuda a la hora organizar tu bandeja de entrada de forma que puedas determinar rápidamente el estatus de cada email entrante, por ejemplo: pendiente, sin falta, hecho, etc. Si, por ejemplo, una vez a la semana realizas una labor de mantenimiento en tu correo, podrás organizar todo por categorías, localizar rápidamente los leídos y asignarlos a su carpeta correspondiente.

1. Para crear una nueva categoría, pincha con el botón derecho en el recuadro trasparente en la columna de Categorías y selecciona «Todas las Categorías» del menú que se despliega. En el cuadro de diálogo de las categorías, pincha en Nueva. Introduce el nombre que quieras en el recuadro de añadir nueva categoría.

2. Pincha en la flecha hacia abajo junto al Campo de color y selecciona uno. A continuación, pincha en la flecha junto a Acceso directo y selecciona uno para tu categoría.

3. Pincha Ok en el diálogo, después pincha otra vez OK en el diálogo de Color de la Categoría y la nueva categoría ya está añadida a tu lista. Nota: Hay 25 colores, pero solo 11 accesos directos, por lo que escoge las categorías más frecuentes para estos accesos directos.

4. Para adjuntar una categoría a un email, selecciona el email, pincha con el botón derecho en la columna de las Categorías y selecciona una. Nota: los emails pueden tener más de una categoría. Para borrar una, pincha con el botón derecho en la Columna de Categorías en el email seleccionado y pulsa Borrar Todas las Categorías. Esto borrará todas las categorías relacionadas con este email, no todas las demás.

Pasos Rápidos: esta opción permite automatizar muchas tareas en solo un paso como puede ser mover correos a una carpeta específica, borrar emails, copiarlos, etc. Es una herramienta muy útil para ahorrar tiempo a todos aquellos que reciben muchos emails de un mismo emisor, ya sea correo basura o de un amigo.

Una vez que determines un  Paso Rápido para automatizar una función, pincha la función automatizada del menú de Pasos Rápidos, y Outlook se encargará de que se realicen todos los pasos. También puedes asignar un Paso Rápido a un acceso directo sin utilizar. (De nuevo, solo 9 accesos directos están disponibles, así que hay que elegirlos cuidadosamente).

1. Para crear un Paso Rápido: desde el Menú pincha en la opción «Crear nuevo» del grupo de Pasos Rápidos o en «Nuevo Paso Rápido» del primer menú y en el segundo menú pinchas en «Personalizar». En el recuadro de Editar Paso Rápido, introduce el nombre que le quieras asignar.

2. A continuación, pincha elegir una opción, pincha en la flecha y selecciona una desde el menú «Mover a Carpeta». Aparecerá un recuadro bajo la opción de Mover a Carpeta: «Elegir Carpeta». Selecciona ahora la carpeta a la que queremos hacerle los cambios (Por ejemplo, «vendedores»)

3. Puedes parar aquí y pinchar «Finalizar» o pinchar la opción de «Añadir acción» y a continuación «elegir acción» para una segunda tarea automatizada, como puede ser «marcar como leído». En el panel opcional, puedes pinchar en «Tecla de Acceso Directo» y seleccionarlo desde ahí.

4. Para usar esta función, continuando con el ejemplo de los vendedores, pincha en un correo enviado por un vendedor, y después pincha en Vendedores desde la lista. El email se marca como leído y se manda a la carpeta de Vendedores, todo en un sencillo paso. Alternativamente, puedes usar la tecla de acceso directo que hayas creado, pero date cuenta que solo se reconocen los números de la parte superior del teclado, no los de la parte derecha.

Modelos de email: ¿Cuántas veces has mandado exactamente el mismo correo a docenas de personas sin apenas variación en el contenido del mensaje excepto nombre del destinatario y su dirección de correo electrónico? La opción de crear modelos de email te permitirá hacerlo en un momento.

1. Localiza uno de estos correos que utilizas a menudo en tu bandeja de Correos Enviados. Re envíalo a ti mismo y edita toda la información personalizada como el nombre del destinatario, la dirección de correo, el nombre de la empresa, etc. Después pincha en Archivo>Guardar como, introduce un nombre a la carpeta y selecciona «Outlook Template» como formato.

2. Para usar/abrir el modelo: desde la opción «Nuevo» en el menú de Carpetas, selecciona «Nuevo objeto»>»Más objetos»>»elegir forma» y pincha en la flecha para ver las distintas formas que aparecen. Selecciona Usar Modelo, escoge tu correo previamente guardado de la lista y ábrelo. Añade un saludo personalizado, una dirección de correo y pincha «enviar».

Reglas para el condicionar el formato: esta útil herramienta te permite crear reglas para condicionar el formato. ¿Qué es esto?

Básicamente, son unos pocos atributos personalizados para que automáticamente puedas añadir emails entrantes para que destaquen. Por ejemplo, puedes cambiar el estilo de la fuente y el color  basándote en la regla o condición que quieras que definirás en este apartado de «Condicionar Formato» en la sección de Ajustes de Vista Avanzados.

1. Desde la sección «vista actual» de la carpeta, selecciona «ajustes de visualización». Pincha en el botón de «condicionar formato», pincha en añadir e introduce un nombre descriptivo que difina lo que quieres que esta nueva regla haga. Por ejemplo, si quieres que los mensajes de tu editor reluzcan sobre los demás introduce la palabra «editor».

2. Pincha en el botón «Fuente» para definir el formato del tipo de letra. Por ejemplo, nombre de la fuente, color, si queremos subrayado o cursiva…Pincha Ok cuando hayas acabado.

3. Siguiente, pincha el botón «Condición» y defínela. Por ejemplo, puedes escoger una palabra específica, una dirección o destinatario del correo, dónde quieres que aparezca tu dirección de correo (Para, De, CC, etc.) o un día u hora concreto. Pincha Ok cuando hayas acabado.

4. Cuando el recuadro de diálogo se cierre, pincha otra vez Ok en el recuadro de «Condicionar formato» y pincha otra vez OK en el menú de «Ajustes de Visualización Avanzado». Ahora, por ejemplo, cada vez que reciba un mensaje de mi editor, aparecerá en morado en mi pantalla, en fuente STENCIL, como hemos visto que se puede hacer.