14 errores que no debes cometer en Excel

Las tablas dinámicas proporcionan un modo de resumir y analizar fácilmente grandes volúmenes de datos. Se llama tablas dinámicas porque se puede cambiar su disposición reordenando o cambiando de posición los encabezados de fila y columna, rápida y fácilmente. Las tablas dinámicas se utilizan para resumir, consolidar, analizar, filtrar e informar:

• Resumir bases de datos grandes: se pueden resumir grandes cantidades de datos que pueden estar en una hoja de trabajo o en una base de datos externa.
• Preparar datos para su representación gráfica: los gráficos basados en tablas dinámicas cambiarán automáticamente cuando cambie la tabla dinámica.
• Análisis de datos adecuado: se analizarán de forma adecuada las bases de datos mediante las tablas dinámicas, buscando tendencias, excepciones y problemas. Se puede organizar rápidamente el modo en que se resumen y presentan los datos y acceder a un mayor nivel de detalle cuando se desee.
• Crear informes: se puede interactuar en la pantalla o imprimir

Además una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. ¿Por qué? Por el miedo a cometer alguno de los errores más frecuentes a la hora de manejar Excel:

Error#1: usar Excel en versiones antiguas—>Excel 2003 ya es obsoleto. No dudes en pasarte a Excel 2010 o a Excel 2013. Ambas versiones tienen una impresionante cantidad de mejoras respecto de otras más antiguas.

Error #2: No dedicar tiempo a aprender Excel—>La mayoría de los usuarios solo usan Excel al 30% de su capacidad. Anímate a descubrir el 70% restante. En nuestra web encontrarán mucha información sobre Excel y el uso de tablas dinámicas. Así mismo, te puedes apuntar a cualquiera de los cursos para mejorar tu productividad con el uso de tablas dinámicas.

Error #3: no usar los atajos del teclado—>Muchas de las herramientas y acciones de Excel se pueden ejecutar usando atajos. Eso te da mucha más velocidad y aumenta tu productividad en el trabajo con Excel.

Error #4: desconocer los límites “reales” de filas Excel—>Muchos ya saben que Excel 2003 tiene 65.536 filas y que Excel 2007 tiene más de 1 millón de filas. Sin embargo, si usas todas esas filas, tendrás un libro pesadísimo e inmanejable. Cuando tengas que operar con muchos datos lo mejor es trabajarlos desde una fuente externa.

Error #5: desconocer los complementos Excel—>¿sabías que existen miles de Complementos Excel que te permiten añadirle nuevas funcionalidades? La mayoría son gratuitos.

Error #6: abusar de la función SUMAPRODUCTO—>Esta función suele ser muy útil para hacer sumas con varias condiciones. Sin embargo, aplicada sobre rangos muy amplios puede volverse muy lenta en calcular. Una alternativa muy útil es crear una tabla dinámica o usar la fórmula IMPORTARDATOSDINAMICOS

Error #7: aplicar excesivos formatos y fórmulas—>Si aplicas formatos y fórmulas en exceso, tu libro Excel se volverá más pesado y lento de calcular. Intenta limitar los formatos y fórmulas solo al rango que necesites.

Error #8: tener el modo de cálculo en manual—>Si tienes el modo de cálculo en manual lo más seguro es que los resultados que veas no sean correctos. Tarde o temprano te olvidas de recalcular y sobreviene el desastre. Lo mejor es mantener Excel siempre en modo de cálculo automático.

Error #9: repetir siempre la misma tarea—>Si haces manualmente la misma tarea una y otra vez estás perdiendo el tiempo. En ese caso, deberías pensar en automatizarla.

Error #10: meter números dentro de fórmulas—>Eso dificulta la tarea de saber dónde están al momento de cambiarlos, o tener que hacer muchos cambios manualmente. Siempre hay que poner referencias a otras celdas dentro de la fórmula.

Error #11: dejar filas o columnas intermedias vacías en una tabla—>Eso hace que lo que esté a la derecha o abajo ya no sea reconocido como parte de la tabla por Excel. Y cuando ordenes los datos sobreviene el desastre.

Error #12: no planificar el modelo—>Excel permite crear modelos y aplicaciones muy rápido. Pero la falta de planificación te impedirá ver el conjunto y tarde o temprano deberás rediseñar todo.

Error #13: no establecer mecanismos de control—>Cuando los modelos o aplicaciones Excel se vuelven muy grandes, conviene tener un sistema de autocontrol. En una sola hoja se deben crear fórmulas de control o comprobación que muestren rápidamente cuándo algo va mal.

Error #14: números como textos—>Muchas veces al importar datos de fuentes externas, los números están como textos. A pesar de que se vean números, Excel los interpreta como textos y por lo tanto no los sumará.

Después de leer esto no existe ninguna duda de que saber dominar Excel no es solo necesario sino útil y productivo para tu trabajo. Mejora tu productividad con el uso de tablas dinámicas en Excel en nuestro CURSO PROMO. ¡Te esperamos!