En Outlook existen infinidad de técnicas y trucos que puedes utilizar y que sin duda te facilitarán enormemente el trabajo ya que puedes ajustar y configurar tu cuenta según tus gustos y necesidades.
Unos son más útiles que otros pero todos son interesantes de conocer, por eso, en este post te presentamos la primera parte de una lista con los trucos y técnicas más populares de Outlook:

1. Hacer cambios en la configuración predeterminada de letra y tamaño. Si la fuente que Outlook utiliza al redactar un mensaje es demasiada alta, ancha, grande o minúscula para tu gusto puedes cambiar la configuración que viene predeterminada y especificar la fuente, el estilo y el color que prefieras.

2. Insertar imágenes en los emails. Para enviar imágenes, dibujos o fotos existe la posibilidad de adjuntar los archivos y también de incluirlas directamente en el correo.

3. Añadir un color de fondo en tus mensajes. Si quieres dar un toque original y colorido a tus correos es posible insertando un color de fondo a tus mensajes.

4. Crear una firma para tu email. Con Outlook es posible establecer un pequeño texto que contenga información esencial de contacto para ser insertado en cada correo electrónico que se envíe.

5. Insertar un gráfico o animaciones en tu firma de Outlook. Como acabamos de comentar, adjuntar una firma en los correos es posible pero además, para enriquecerla se pueden agregar gráficos, animaciones y logotipos.

6. Configurar una lista de distribución. Con Outlook es posible crear listas de distribución de correos y enviar mensajes a grupos de personas con más facilidad.

7. Enviar correos sin mostrar los destinatarios. Si lo deseas puedes enviar correos a un grupo de personas y mantener sus direcciones de correo electrónico ocultas.

8. Agregar destinatarios en copia oculta. También existe la posibilidad de enviar copias ocultas, es decir, agregar direcciones de correo electrónico en el mensaje que para el resto de destinatarios estén ocultos.

9. Programar correos en Outlook. Puedes programar tu cuenta para que se envíen correos a un destinatario y a una hora determinada.

10. Configurar la cuenta predeterminada en Outlook. Al iniciar un nuevo mensaje, Outlook puede detectar si ya se ha utilizado ese destinatario en otra ocasión y añadir valores como la firma o la dirección de forma automática.

11. Editar un mensaje de recibido en Outlook. Una herramienta que puede resultarte útil es editar un mensaje de recibido que consiste en que cuando recibes un mensaje se genera automáticamente otro mensaje a ese destinatario en el que indicas que el correo ha llegado de forma correcta a tu bandeja de entrada.

12. Configurar tu salida de vacaciones a través de la Oficina de Respuesta automática en Outlook. Cuando no estás con tu ordenador, Outlook es capaz de enviar una respuesta automática a los emails que lleguen a tu bandeja de entrada diciendo que no estás disponible para contestar.

13. ¿Cómo buscar dentro de un mensaje de Outlook? Si quieres encontrar algo concreto dentro de un largo y complicado correo electrónico es posible buscar dentro del texto del mensaje para llegar de una manera más rápida a lo que buscas.

14. Borrar permanentemente un mensaje. Si queremos borrar un mensaje basta con eliminarlo pero, ¿Qué ocurre si lo hemos eliminado por error? En ese caso podemos ir a la papelera para recuperarlo, y en el caso de estar seguros de que lo queremos desechar nos preguntará si estamos seguros porque una vez borrado de la papelera no hay marcha atrás.

15. Purgar mensajes eliminados en Outlook. Si queremos eliminar un correo electrónico en Outlook es posible borrarlo permanentemente de todos los dispositivos a los que tenemos acceso con nuestra cuenta de correo.

16. Ocultar mensajes de Outlook. Si por el contrario tu intención no es purgar los mensajes de Outlook pero no quieres tenerlos a la vista, es posible ocultar los mensajes marcados para no verlos continuamente sin eliminarlos permanentemente.

17. Acceder a Windows Live Hotmail a través de Outlook. Utilizando Outlook es posible utilizar Windows Live Hotmail para enviar mensajes con toda la potencia y flexibilidad y del mismo modo, siendo cliente de Windows Live Hotmail también es posible utilizar Outlook.

18. Acceder a Gmail con Outlook. Outlook y Gmail también trabajan conjuntamente y es posible configurar el acceso a una cuenta de Gmail en Outlook para poder trabajar y archivar mensajes entrantes de una plataforma a otra.

19. Exportar los contactos de Outlook a un archivo CSV. Es importante tener guardados los contactos tanto por seguridad como por si en algún momento decides dejar Outlook. Para ello puedes guardar los contactos en un archivo CSV y de este modo podrás importarlos fácilmente en otros lugares.

20. Importa contactos desde Excel o un archivo CSV a Outlook. Si por el contrario tienes una lista de contactos y clientes guardados en un archivo CSV o en Excel y quieres introducirlos en tu cuenta de Outlook, puedes importar estos archivos y así tenerlos disponibles.

21. Archivar el correo viejo en Outlook. Si quieres asegurarte de que Outlook funciona correctamente y con total velocidad puedes mover el correo antiguo a un archivo de almacenamiento por separado y de este modo liberas espacio y permites que vaya a mayor velocidad.

22. Incrementar la capacidad de almacenamiento de Outlook. Para no llegar al límite de capacidad del servidor puedes configurar tu email para no recibir correos no deseados que lo único que hacen es ocupar espacio innecesariamente.

23. Prevenir posibles mensajes adjuntos Winmail.dat. Es posible configurar Outlook para asegurarnos de que en el caso de que estuviera configurado de forma incorrecta, no enviamos inexplicablemente archivos adjuntos que contienen información de formato.

24. Guardar copias de los emails enviados. Si quieres o necesitas tener guardados todos los emails que envías pero no quieres ocupar espacio en tu cuenta, existe la posibilidad de configurarlo de tal forma que cada correo que envíes se envíe también de forma automática a otra cuenta que indiques. De esta manera tendrás una copia de todos tus correos para mayor seguridad.

25. Hacer una copia de seguridad de Outlook para guardar los contactos y toda la información. Tu email, tus contactos, tu calendario y un montón de detalles importantes están en tu cuenta de Outlook. Para asegurarte no perder esta información en el caso de que se rompa el disco duro, tu cuenta tenga un fallo o cualquier otro tipo de problema, puedes crear una copia de seguridad de las carpetas esenciales donde guardar todos los detalles importantes.

Estos son los primeros 25 trucos y consejos que te proponemos para que apliques a la hora de trabajar con Outlook. En el próximo post publicaremos otros 25 trucos más para añadir a tu lista, y recuerda que si te interesa este tipo de información puedes suscribirte a nuestra Newsletter para que te enviemos contenido de este tipo regularmente.