Los 50 trucos más populares de Outlook (Parte II)

Como os contamos en el anterior post, Los 50 trucos más populares de Outlook (Parte I), Outlook tiene infinidad de trucos y herramientas que te pueden ayudar a hacer tu trabajo más fácil y más rápido.
En este post queremos seguir con esa primera lista y proponeros otros 25 trucos para que si todavía no los conocéis, los podáis empezar a aplicar en vuestro día a día:

1. Enviar correos desde una dirección y recibir la respuesta en otra distinta. Si quieres enviar un mensaje desde una dirección pero recibir la respuesta en otra diferente solo tienes que configurarlo estableciendo un valor predeterminado.

2. Ver el mensaje original en Outlook. Otra opción que nos ofrece es la posibilidad de retener la fuente del mensaje original cuando se recuperan mensajes de correo electrónico de Internet.

3. Establecer el formato de mensaje predeterminado. No hace falta que elijas el formato de mensaje que más te gusta cada vez que vayas a escribir uno ya que puedes establecer un formato por defecto.

4. Cambiar el tamaño de la fuente de la lista de contactos. Puedes cambiar el tamaño de la fuente y establecer aquella que te resulte más cómoda ya que cada persona tiene una capacidad visual distinta.

5. Eliminar una dirección de la lista de Outlook. Si tienes guardada una dirección de correo electrónico que escribiste mal o que está anticuada, es posible borrar la lista de autocompletado que aparece al escribir en el campo del destinatario y así esa dirección errónea no te aparecerá cada vez que vayas a escribir la nueva dirección.

6. Filtrar un correo a una determinada carpeta de forma automática. A partir de un mensaje se puede configurar un filtro de Outlook para que mueva los futuros mensajes de todos los remitentes de una carpeta concreta de forma automática.

7. Agregar miembros a una lista de distribución en Outlook. Puedes crear listas de distribución basadas tanto en contactos existentes como en nuevas direcciones, y por supuesto puedes actualizar las listas siempre que quieras.

8. Ver la cabecera de todos los mensajes. Si quieres puedes ver en Outlook la totalidad de la información de los mensajes como el origen y la trayectoria que realizan y así los tendrás perfectamente controlados.

9. Leer los correos ordenados en conversaciones por temas. Si no quieres tener que ir buscando los correos uno a uno para ver las respuestas, con Outlook existe la posibilidad de que se muestren todos los correos por orden en una misma conversación y de esta forma podrás escribir tu correo viendo al mismo tiempo todas las respuestas anteriores.

10. Crear y utilizar una plantilla de email. Si habitualmente escribes el mismo tipo de emails en Outlook puedes guardar uno de esos correos como plantilla y así lo tendrás disponible para la próxima vez que tengas que escribirlo. Utilizando una plantilla ahorrarás tiempo y evitarás aburrirte escribiendo siempre el mismo tipo de emails.

11. Enviar correos electrónicos con cualquier dirección de Outlook. Es posible configurar varias cuentas de correo electrónico en Outlook y que todas estén asociadas a una.

12. Configurar una carpeta All Mail en Outlook. Outlook muestra todos los mensajes de todas las carpetas en una larga lista que puedes configurar y crear tantas carpetas como quieras para organizar todos tus correos.

13. Desactivar el panel de lectura de Outlook por defecto. Es posible desactivar el panel de lectura por defecto de forma automática para que de este modo no se puedan abrir los mensajes de ninguna carpeta.

14. Minimizar el espacio que ocupa Outlook en tu equipo. Existen técnicas para mantener Outlook de forma accesible y reducir al máximo el espacio que consume. Por ejemplo, es recomendable que no ocupe un espacio en la barra de tareas, al menos cuando no estés trabajando en ella.

15. Acceder a una cuenta de correo electrónico AOL en Outlook. Puedes utilizar tus cuentas de correo electrónico de AOL con todas las facilidades de Outlook, y configurar el nombre de pantalla de AOL como cuentas de correo electrónico IMAP en Outlook.

16. Acceder a Gmail a través de Outlook 2013 (Utilizando IMAP). Mientras estás utilizando tu cuenta de Outlook es posible añadir tu cuenta de Gmail como una cuenta IMAP, y de esta forma podrás configurarla y utilizarla al mismo tiempo. Podrás leer el correo entrante que se ha sincronizado, utilizar etiquetas, marcar los mensajes como basura o acceder a los mensajes antiguos.

17. Acceder a Gmail con Outlook 2007 (Utilizando IMAP). Al igual que en el apartado anterior, Outlook da la posibilidad de acceder a una cuenta de Gmail a través de la versión de Outlook del año 2007.

18. Acceder a una cuenta de Gmail con Outlook 2002 o con Outlook 2003. Si quieres poder acceder a tus email de Gmail además de en la propia web puedes hacerlo a través de tu cuenta de Outlook.

19. Importar tus contactos a tu Mac OS X. No hace falta que te pongas en contacto con todos tus contactos para que te vuelvan a enviar sus direcciones si comienzas a utilizar un Mac OS X. Con Outlook puedes importar tus contactos de un sistema a otro con total fiabilidad.

20. Acceder al email de Yahoo con Outlook. También existe la posibilidad de utilizar una cuenta gratis de Yahoo a través de Outlook con la que puedas trabajar y enviar o recibir correos.

21. Descubre donde guarda Outlook tus datos más importantes. Puedes ver dónde almacena Outlook datos como los correos o el calendario.

22. Deshacerse de mensajes eliminados automáticamente en Outlook. Si estás cansado de borrar manualmente los ítems eliminados, Outlook puede borrarlos permanentemente cada vez que se cambian carpetas IMAP.

23. Eliminar complementos adicionales. Outlook cuenta con múltiples complementos que quizás no utilizas y hacen que tu cuenta se ralentice por eso si lo deseas puedes suprimirlos.

24. Utiliza Outlook como tu programa de correo electrónico predeterminado. Te aconsejamos que utilices Outlook para todas tus tareas de correo electrónico de forma automática. Si lo haces en poco tiempo tendrás dominadas todas sus funciones.

25. Restaurar información. Si por algún motivo pierdes tu información, es posible restaurar los datos como la agenda de contactos, mensajes o el calendario desde una copia de seguridad de Outlook.

Con estos últimos consejos termina nuestra lista de los 50 trucos más populares de Outlook que esperamos que os hayan resultado útiles. Si quieres mejorar tus habilidades y hacer un manejo inteligente del correo electrónico te proponemos que consultes nuestro curso Outlook Inteligente – Calidad y Eficacia con el que conocerás las herramientas informáticas de comunicación gestionando un ahorro de tiempo y aumentando la calidad, eficacia y productividad en la empresa.