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Maximiza tu tiempo con estos 8 trucos de productividad

En los tiempos modernos, nuestra vida laboral parece tener un ritmo cada vez más rápido, con días que tienden a alargarse y una creciente montaña de trabajo que parece no terminar nunca. ¿Cómo podemos ahorrar tiempo en el trabajo? Bueno, vistiéndote siempre de la misma manera elimina el estrés tener que decidir qué ponerte cada mañana, pero esto puede que no sea un consejo muy válido para ti por lo que con este artículo de justworks.com vamos a ver una serie de trucos más eficaces sobre la productividad.

Planifica y estructura tu día: utilizar un poco de tu tiempo para realizar un planning de tu día laboral ayuda a salvar tiempo. Ya sabemos cómo la planificación ayuda a reducir el estrés, pero también aumenta la productividad. Por ello, antes de empezar a trabajar, apuesta por una pequeña programación y ayudarás a llevar un día mucho más tranquilo y a priorizar objetivos. Además, con un esquema facilitarás la labor a tus compañeros de trabajo, que sabrán en qué punto de trabajo te encuentras lo que evita distracciones  y pérdidas de tiempo. También ten en cuenta tus objetivos semanales y tus descansos.

Una lista con las cosas que debes realizar ayudará enormemente. Considera la revisión de los emails como un propósito planificado que se da en lote, es decir, no utilices tu tiempo para ir revisando constantemente tu bandeja de entrada ya que puede suponer demasiadas distracciones.

No tengas miedo de utilizar dos pantallas: realiza la labor más importante en primer lugar y para ello no seas reticente a la doble pantalla. Utilizar este mecanismo para poder mirar dos cosas al mismo tiempo es muy valioso. Por ejemplo, ten abierto un documento sobre el que trabajas y otro en el que consultas información; revisa tu calendario por un lado y tu email por el otro, etc. Sin embargo, no debes utilizar este truco para trabajar en dos proyectos diferentes al mismo tiempo. La razón te la damos en el siguiente consejo.

No realices diferentes cosas a la vez: no debemos apostar por la multitarea aunque resulte un consejo considerado como positivo. Los expertos nos lo dicen una y otra vez, la multitarea no aumenta la productividad aunque se considere algo muy habilidoso. Algunas investigaciones apoyan la teoría de que nuestra productividad decrece hasta un 40%. Cambiar de una actividad a otra, lleva un tiempo que suma. Además no te olvides de desacelerar en tu jornada con unos buenos descansos que ayudan enormemente a conseguir tus objetivos de una manera más rápida.

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Limita tus reuniones y considera un día sin ellas: por supuesto algunas reuniones son fundamentales para establecer propósitos  y trabajar juntos, pero algunas de ellas son verdaderas pérdidas de tiempo. Esto debería ser un problema común y a debatir en la oficina, pero estaría muy bien que se limitaran las reuniones. Quizás debiera plantearse algunos días sin reuniones desde el mismo tronco de la oficina. De hecho, ya hay empresas que apuestan por esta teoría y permiten días en que los empleados pueden llevar a cabo una verdadera labor de concentración. Cuando tú y tus compañeros tengáis que reuniros planificad lo que queráis debatir y hacedla lo más productiva posible. De esta forma podrás ahorrar un tiempo espléndido.

Planifica los próximos pasos antes de que termine la reunión: es fundamental que queden los temas meridianamente claros antes de que termine la reunión. Para ello, asegúrate de que todos reconocen los pasos siguientes que deben dar sobre el proyecto o asunto. Por ejemplo, si habéis hablado sobre la redacción de un informe o un email importante, tratad la composición o estructura, cómo puede quedar, etc; si queréis estudiar la competencia, alguno de los asistentes puede ir abriendo el navegador y consultar algunas ideas para debatir en la reunión más adelante.

Desconecta tus aparatos electrónicos: a día de hoy es muy difícil vivir sin internet y sin las posibilidades de la telefonía móvil, pero en la medida de lo posible trata de alejar los aparatos electrónicos cuando tengas que concentrarte en temas concretos. Cierra tu navegador, desconéctate de cualquier plataforma o desenchufa hasta los mismos cables. ¿Cuántas veces al día revisas tus mensajes en Facebook? Así que te resultará útil este consejo…

Aprende a decir “no” y a delegar: es difícil decir “no” algunas veces, especialmente a tu superior; todos queremos parecer amables y de ayuda. Sin embargo, es muy difícil ser de ayuda cuando se tiene un número de trabajo que tiende a incompletarse. Puede ser incómodo, pero decir “no” es una habilidad que debe aprenderse y contemplarse razonablemente. Además no tengas miedo de delegar si tienes una lista enorme de cosas que hacer, busca compañeros competentes que te puedan echar un cable. Si aprendes estas dos habilidades tendrás un ahorro de tiempo espectacular.

Ten un tiempo para tus cosas: aquellas personas que quieren tener un tiempo propio para sus aficiones, reciben una presión interna que empuja a tener las cosas hechas. Por el contrario, si no tienes un especial interés por tu tiempo personal, las tareas tienden a alargarse en el tiempo ya que dispones de un horizonte temporal mayor. Además, los beneficios productivos del desconectar son conocidos por todos. No se te olvide preparar la lista de las “cosas que hacer” a diario, incluyendo todas las actividades al final de cada día.

Hasta aquí los consejos de productividad de hoy, intenta probar algún par de estos trucos y ahorrarás gran cantidad de tiempo. Después pásate por este post y coméntanos qué te ha parecido. ¿Te han resultado de ayuda? Si quieres profundizar tus conocimientos de productividad, pásate por este enlace.

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