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¿Outlook como herramienta para la gestión del tiempo y proyectos?

 Microsoft’s Outlook no ha cesado en su desarrollo desde su creación, y ahora posee una infinidad de características, aunque la mayoría de los usuarios todavía siguen utilizando esta aplicación para el envío y recepción de correo electrónico. Tal vez en ocasiones también para mantener un registro de fechas en el calendario. Sin embargo Outlook puede llegar a ser un compañero de trabajo esencial en la gestión de la empresa.

Sacar partido a cada segundo del día en un negocio, es algo en lo que el servicio de Outlook puede llegar a ser verdaderamente práctico, pero para ello también será necesario desarrollar un nuevo enfoque sobre cómo gestionando tu horario, proyectos e emails.

Emplea la regla de los 2 minutos para el email

Intentar fijar uno o dos momentos al día para chequear el correo, y  desactivar las alertas que cada poco nos aparece informándonos de que un mensaje ha llegado, son pasos sencillos pero básicos para evitar esos pequeños y continuados robos de tiempo si trabajamos con un ordenador.   Esto permitirá concentrarte más en cualquier proyecto o tarea en la que estés trabajando.

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Utiliza la regla de los dos minutos: Si puedes soportar estar simplemente dos minutos revisando tu correo, entonces hazlo. Si necesitas más tiempo, lo aconsejable es trasladar el mensaje a la carpeta de correos pendientes para más adelante. Esta acción minimizará las interrupciones en el trabajo y milagrosamente mejorará la gestión de tu tiempo con algo tan sencillo. Sin embargo, también recuerda que aquél correo que has dejado pendiente deberás incluirlo en algún momento del día.wasting-time

Parte de llegar a ser más eficiente con tu trabajo es hacer un seguimiento preciso de este. Los expertos reconocen que tomarse un descanso cada 45 minutos más o menos, es necesario para mantener la atención. Si tienes algún problema a la hora de realizar ese seguimiento de tiempo, quizás encuentres interesante probar con Toggl. Esta aplicación permite el seguimiento preciso del tiempo durante tus horas de trabajo, o si te encuentras fuera de casa también encontrarás otras valiosas aplicaciones como Expensify

 El uso de Outlook para el tiempo y la gestión de proyectos

Una de las características más utilizadas de Outlook para realizar dichas gestiones, son las listas de tareas y cosas por hacer, muy prácticas y fáciles de crear. Como se mencionaba anteriormente, si tienes un email que requiere algo más de tiempo, puedes utilizar esta característica para crear una nueva tarea. La lista de tareas pendientes aparece por defecto, pudiendo marcar actividades dentro de una lista diaria que aparecerá en tu calendario para un seguimiento más cómodo, y asimismo poder ver alertas en fechas específicas.

Outlook también permite la posibilidad de compartir tu calendario con alguien que esté utilizando el programa. Esto puede tener importantes ventajas si, por ejemplo, en tu negocio hay varias personas trabajando en un proyecto. Se puede compartir vía email, Office 365 o utilizando el Microsoft’s Exchange Server si lo utilizas en tu empresa. También se pueden configurar las reglas que se aplicarán automáticamente a un correo electrónico cuando llegue. Esto puede ser útil al gestionar un proyecto, para asegurar que todos los mensajes entrantes se agrupen automáticamente y queden asociados al proyecto. En el caso de los usuarios de Office Professional también cuentan con Business Contact Manager. Esta opción es un potente gestor de contactos, que tiene por objeto el apoyo de servicios al cliente, pero que resulta ideal para la organización de los contactos dentro de cualquier proyecto.

Otra característica de Outlook muy práctica, que puede ser utilizada de forma efectiva para la planificación de un proyecto, es el diario. Esta

Opción diario Outlook

Opción diario Outlook

opción permite grabar automáticamente las acciones que estén relacionadas con determinados contactos, que luego podrán ser visualizadas en un timeline. También otros elementos pueden ser rastreados, incluyendo documentos de Word o libros de Excel. Para tener un acceso fácil al diario, se puede añadir al panel de navegación en los botones de configuración.

Si deseas comentarnos tu experiencia o dudas con Microsoft Outlook puedes hacerlo en el apartado de comentarios en la parte de abajo. ¡Te responderemos tan rápido como nos sea posible!

 

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