La función «versiones» es una característica muy útil cuando entiendes como funciona: nunca vas a volver a perder un trabajo en Excel. Mientras trabajas con Excel, cada 10 minutos, de forma predeterminada, se guarda una versión del documento que estás trabajando en el disco duro, sucesivamente todo el tiempo que está trabajando con el documento. Esto es muy útil, ya que podrías estar trabajando en un documento muchas horas y en algún momento durante esas horas es posible que elimines una hoja de trabajo realmente importante, pero te das cuenta dos horas más tarde. Con la función de «versiones», se puede regresar fácilmente a la versión anterior de hace dos horas y recuperar la hoja de trabajo que falta.
Potencialmente, esto puede ahorrar muchas horas de trabajo. Es importante tener en cuenta, que tan pronto como guardes el documento de Excel , todas esas versiones anteriores se eliminan para evitar llenar el disco duro con miles de versiones antiguas. No aobstante hay ciertas circunstancias en las que Excel no elimina todas las versiones antiguas al cerrar Excel. Por ejemplo, voy a tratar de cerrar este documento ahora y Excel da el mensaje: ¿Quieres salvar los cambios que has hecho? voy a hacer clic el botón equivocado por error, o tal vez simplemente no quiero guardar los cambios recientes en este documento. En este caso, al hacer clic en el botón “ No guardar”, Excel no elimina todas las versiones antiguas. La última versión guardada se conoce como un proyecto de la versión de Excel. Se mantiene incluso a crear después un documento.
Después de cuatro días, Excel asume que nunca vas a querer volver a esta versión y lo elimina del todo. Ahora vamos a pasar a Excel y verlo en acción.
Antes de comenzar a utilizar la función ”versiones”, tenemos que comprobar algunos de los ajustes:
1) Hacer clic en Archivo en la esquina superior izquierda.
2) Pulsar el botón Opciones, y luego en la barra de menú de la izquierda, en Guardar. Y se puede ver que, en este momento, Excel está guardando la información de Autoguardar cada 10 minutos.
3 ) Voy a utilizar la barra de giro para reducir eso a un minuto, sólo para que esta lección vaya un poco más rápido. Es importante que ambas casillas estén marcadas. Eso es autoguardado cada momento y mantener la última versión guardada automáticamente si cierro sin guardar. Esta lección tiene que ver con la segunda opción: la capacidad de Excel para guardar un borrador incluso si nunca has guardado.
4) Ahora voy a hacer clic en Aceptar, y cuando vuelva a Excel Voy a escribir algo de información en la celda A1.Mary had a Little lamb,its fleece was White as snow.
5) Ahora necesito que esperar por lo menos un minuto para que Excel haga un guardado automático de este documento.
6) Después de esperar un minuto, hago clic en el botón Cerrar en la esquina superior derecha para cerrar Excel. Y mira el cuadro de diálogo que se está visualizando. Dice: Si hace clic en “’No guardar”, una copia reciente de este archivo estará temporalmente disponible. Esa es la manera de decir que ya se ha guardado una copia del borrador, y va a mantener ese proyecto de copia durante cuatro días en caso de que decidas recuperarlo.
7) Así que, voy a hacer clic en el botón “No guardar”, y vamos a ver si podemos obtener esta información de nuevo.
8) Para hacer eso, voy a volver a abrir Excel y yo voy a hacer clic en abrir otros documentos de trabajo en la barra de menú de la izquierda. Observa que hay un botón en la parte inferior de este cuadro de diálogo que dice no guardados ,recuperar documentos de trabajo. Voy a hacer clic en ese botón ahora, y verás el documento no guardado que Excel ha guardado para mí. Esto se llama una copia del borrador del libro.
9) Ahora voy a abrir ese proyecto de copia y se puede ver que, a pesar de que nunca he guardado este documento, ahora lo he recuperado desde el disco duro.
10) Y vamos a imaginar que usted quiere mantener este archivo para siempre. Así que voy a hacer clic en Guardar como para guardar como lo haría normalmente en mi disco duro.
1 de cada 25 discos duros fallan al año . En una oficina de unos 100 trabajadores que significa que entre 2 y 4 trabajadores desafortunados sufrirán un fallo en el disco duro cada año . Si su disco duro falla todo en él se pierde , por lo que las «versiones» no te ayudarán . Debes hacer copias de seguridad regulares a un dispositivo diferente , como un pendrive o un disco duro externo para evitar males mayores.
