Excel permite personalizar y actualizar sus gráficas de las tablas dinámicas de una manera muy eficaz y rápida, permitiendo a los usuarios seleccionar aquellos datos que más le pueden interesar y proporcionando una gran herramienta de análisis. Por defecto, la mayoría de estas funciones surgen automáticamente, lo que confunde al usuario a la hora de saber precisamente lo que no sabe. Por ello, aquí daremos una lista de trucos para gráficas dinámicas de Excel que nos sugiere criticaltosuccess.com para profesionalizar nuestro uso.
Comenzaremos desde la complejidad a la sencillez, pero sin pasar por las macros, por lo que no tendrás que preocuparte de ellas.
Expande tu gráfico automáticamente utilizando una tabla: desde Excel 2007 tienes la posibilidad de asociar tu gráfica a un rango de celdas que reconoce como tabla. De esta forma si incluyes nuevos datos a una tabla, se reflejarán los datos introducidos en la gráfica. Recuerda que una tabla de datos es muy fácil de hacer pues solo tienes que contar con un encabezado y unos datos asociados.
Expande tu gráfico automáticamente utilizando la función DESREF y nombres de rango: en todas las versiones de Excel puedes utilizar la función DESREF combinada con un rango de celdas que ha sido nombrado. La obra maestra aquí radica por relacionar esto con la función ÍNDICE. Hay un montón de posibilidades con esta potente combinación como por ejemplo desplazarse por diferentes gráficas, seleccionar datos rápidamente para ser analizados, esconder o mostrar determinados datos y muchos más.
Selecciona datos desde una lista de verificación de datos para tu gráfica dinámica: esta debería ser la forma más rápida de seleccionar entre múltiples datos cuando una lista es seleccionada. Por ejemplo, puedes seleccionar de entre una lista cerrada (verificada) los datos que quieres ver en la tabla, de tal forma que lo único que necesitarás es la función BUSCARV para actualizar la base de la lista. El resto del trabajo, como ya sabrás, se encargará Excel de realizarlo pues actualizará los datos del gráfico automáticamente.
Selecciona los datos del gráfico desde una lista desplegable: la diferencia con el truco anterior está en la forma en la que elegimos los datos; antes liberábamos la celda para concretarla mediante las funciones de validación y verificación de Excel, y ahora, lo que realizamos es directamente una lista de entre la que elegimos los datos que deben actualizarse en combinación con la función ÍNDICE. De nuevo, una vez elegidos estos, Excel automatiza la exposición de datos del gráfico.
Utiliza ÍNDICE para desplazarte sobre el eje horizontal de tu gráfico de Excel: con este truco, puedes desplazarte por una gran base de datos de una manera muy sencilla. Tú estableces el límite de cuán lejos quieres ir en la muestra de datos. Además, con la nueva función, aparecerá una barra horizontal para entender mejor el desplazamiento por el gráfico.
Utiliza una caja de verificación (Checkbox) para mostrar u ocultar datos: algunas veces necesitarás mostrar u ocultar datos o tendencias de un gráfico. Esta técnica lo convierte todo en fácil pues es “click” para mostrar y “click” para ocultar. Lo único que necesitarás es insertar la caja y la función IF.
Algunas veces se hace imposible poder discernir información en un gráfico que contiene puntos y más puntos, columnas y más columnas o realizar comparaciones entre tendencias, por lo que este truco te resultará de utilidad.
Crea un texto dinámico en los títulos o leyenda del gráfico: se pueden actualizar automáticamente diferentes títulos del gráfico basados en el contenido de algunas celdas. Para ello lo único que necesitarás es combinar la función TEXTO e Y en la celda donde pretendes utilizar los rótulos dinámicos, tales como porcentajes, monedas, fechas…
Une los títulos de tus celdas a los títulos de tu gráfico: el anterior truco enseñaba a crear un texto dinámico en una celda; vayamos ahora a combinar estos textos con los títulos. Este truco es tan sencillo que lo único que tendrás que hacer, una vez que has utilizado las funciones TEXTO e Y, es unir el título a la celda correspondiente para que cuando esta cambie, también lo haga el título.
Une tus leyendas al contenido de tus celdas: estrictamente relacionado con lo anterior, igualmente podemos ligar el contenido de unas celdas a la leyenda de nuestro gráfico. Como de la manera anterior, tenemos que crear las celdas que cambiarán dinámicamente con la función TEXTO e Y para después conjugar leyenda y contenido.
Una nota sobre las listas y las cajas de verificación (Checkbox) de Excel: estas funciones de las que hemos estado hablando en los anteriores trucos se encuentran en la pestaña de desarrollador de Excel. Si no vieras esta pestaña, la tendrás que añadir desde el apartado de opciones de Excel. Una vez que lo tenemos, desde desarrollador las podrás insertar desde el botón de este nombre y en el lugar que elijas de tu hoja de cálculo. A partir de ahí, vuelve a revisar los anteriores consejos a la hora de dotar a estas funciones de un sentido práctico.
Cuando hayas aprendido estas técnicas, abandonarás el mundo estático y conjugarás un buen número de técnicas profesionales que te ayudarán en tu día a día. Las comparaciones de datos te resultarán ahora mucho más fáciles y tú serás mucho más dinámico.
Coméntanos qué te han parecido estas técnicas y si tienes alguna duda. Puede que te resulten en principio complejas, por lo que si te sientes perdido a practicarlas, dínoslo y te ayudaremos a resolver los problemas. Además tenemos formación especializada de tablas dinámicas en este curso a tu medida.
