Trucos para Outlook 2016: mejora tu productividad y descubre las posibilidades de Office (I)
Mucha gente utiliza Outlook a diario para organizar su correo pero un gran porcentaje no conoce las posibilidades de la aplicación. LifeHack nos propone una serie de consejos que te ayudarán a conocer y manejar mejor esta herramienta. Toma nota y ponlos en práctica
Evita teclear repetidas veces
Si necesitas usar el mismo texto una y otra vez, puedes guardarlo como “elemento rápido” para la insertarlo en futuros mensajes. Para ello, debes resaltar el texto deseado en la ventana de creación de mensaje, mover el texto a la pestaña de insertar y hacer clic en “elementos rápidos” en el desplegable que nos aparecerá. Entonces seleccionamos “guardar selección en la galería de elementos rápidos”.
Una vez hecho esto, el texto guardado nos aparecerá como sugerencia mientras escribimos la siguiente frase. Para insertarlo en el mensaje tenemos que hacer clic en esa sugerencia. También podemos seleccionar el texto mediante el desplegable de elementos rápidos haciendo clic derecho en el texto para la edición y gestión de elementos rápidos.
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Grupos de destinatarios y MailSortr
Si estás en el mundo de los negocios, donde recibes gran número de correos al día, localizar los que son realmente relevantes puede llegar a ser una tarea complicada. Outlook puede ayudarte agrupando emails en conversaciones para que con un simple clic puedas ver todos los mensajes relacionados directamente. Puedes establecer esta opción en cada buzón o de forma global haciendo clic en “ver ficha” y luego “mostrar mensajes como conversaciones” o haciendo clic en “Organizar por” en la parte superior de la lista de mensajes.
Otra solución, y quizá más adecuada, es utilizar MailSortr para crear un buzón personalizado y ver solo los mensajes con prioridad. Sin cambiar las opciones de Outlook, MailSortr te permite filtrar y ordenar los mensajes importantes incluso si están repartidos en diferentes carpetas.
Automatizar tareas repetitivas y clasificación
Hay algunas actividades que hay que realizar con bastante frecuencia (enviar mensajes a un grupo concreto de destinatarios, reenviar mensajes a otro contacto…). Para facilitarnos el trabajo podemos hacer unos simples ajustes desde la propia bandeja de entrada de Outlook. De esta forma, puedes crear una configuración concreta para que los mensajes se clasifiquen y guarden en las carpetas correspondientes automáticamente.
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Para esta tarea también puedes recurrir al programa antes mencionado: MailSortr. Con su característica automática, los mensajes y documentos son ordenados de forma al instante en función de los ajustes que hayas establecido previamente.
Enviar mensajes con antelación
Además, Outlook te permite programar mensajes para que se envíen más adelante. Para ello, en el mensaje, en la pestaña Opciones, en el grupo Más opciones, haga clic en Retrasar entrega. Aparecerá un menú en el que podrá configurar detalladamente el momento de llegada del mensaje. Cuando finalmente pulse enviar, el mensaje quedará retenido hasta el momento que hayas especificado. Una vez hecho esto, puedes cerrar la aplicación; excepto si usas IMAP o POP, en los que tienes que mantener abierta la ventana hasta el momento de envío.
Crea carpetas de búsqueda para las búsquedas más comunes
Siempre puedes buscar un tema o mensaje concreto en la carpeta que quieras mediante la barra de búsqueda en la parte superior izquierda de la pantalla. Sin embargo, si estás buscando algo muy concreto, puedes simplificar la tarea con una Carpeta de Búsqueda. Para crear esta carpeta, en Correo, en el menú Archivo, seleccione Nuevo y haga clic en Carpeta de búsqueda. También puedes activar esta función presionando CTRL + MAYUS + P.
Hasta aquí por hoy, próximamente publicaremos la segunda parte del artículo. ¿Conoces algún truco interesante para Outlook 2016?¡Compártelo con nosotros en los comentarios! Si quieres estar al tanto de los artículos que publicamos, ofertas y cursos suscríbete a nuestra newsletter. También puedes visitar nuestra página de cursos, tanto para particulares como cursos bonificados para empresas.
