Outlook Inteligente, Calidad y Eficacia

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El objetivo de este curso es conocer las herramientas informáticas de comunicación gestionándolas eficientemente, con ahorro de tiempo y aumentando la calidad, eficacia y productividad en la empresa. Está orientado al uso y manejo inteligente del correo electrónico como herramienta de comunicación empresarial, capacitando al participante en su gestión eficaz a nivel profesional.

A través de este curso los participantes conseguirán:

• Conocer la técnica y las herramientas de gestión eficaz del correo electrónico.
• El uso apropiado del correo electrónico en entorno profesional para el trabajo colaborativo en remoto.
• Saber aplicar outlook para un cambio de comunicación.
• Aumentar calidad y productividad en gestión de proyectos.
• Saber programar nuestras prioridades de una manera eficaz.
• Conseguir identificar y eliminar ladrones de tiempo.
• Uso avanzado de outlook.
• Adquirir el hábito de la gestión correcta del tiempo personal y organizaciones.

Este curso de basa en tres pilares de crecimiento:

• Gestión Eficiente de herramientas colaborativas: Urgente / Importante, “devoradores” de tiempo, organización de jornada, búsqueda avanzada…
• Normas en el uso de correo electrónico: Buenas prácticas; A quien copiar, importancia de los correos, protocolo de uso del correo electrónico, evitar usos indebidos, la problemática
• de la adicción al correo electrónico, SPAM, saturación y redacción adecuada.
• Outlook Parte técnica: donde se abordarán temas como actualizar y buscar contactos, marcas de seguimientos y/o listas de distribución, personalización de la barra de herramientas,
  administrar mensajes de correo, el calendario y sus opciones, agenda, creación de citas periódicas y eventos… para conseguir una comunicación eficaz priorizando al
  mismo tiempo la información relevante.

PROGRAMA 

• Introducción: Herramientas informáticas y gestión eficiente
• Herramientas informáticas dentro de Outlook
• Buenas prácticas en el envío de correo
  • ¿A quién debo copiar en el mail?
  • ¿Son importantes todos los mails?
  • La gestión de la información
  • El tamaño de los mensajes
  • ¿Cómo hacer un uso adecuado?
  • Recomendaciones específicas para la recepción de correos
  • Envía menos y recibirás menos
  • Utiliza correctamente el campo asunto
  • Clasificar los mensajes
  • Marcar los mensajes pendientes
  • Establecer reglas
• Eficacia de las herramientas de Microsoft Outlook
  • Correos
  • Calendario y citas
  • Contactos
  • Notas
  • Configuración de vistas
• Gestionar las prioridades en integración con el Outlook
  • Gestionar prioridades propias de las marcas (Reuniones pequeñas, visita de zona)
  • Agenda outlook (asegurar los asistentes o no) y sus confirmaciones
  • Reservar horas de comer/tiempo de trabajo para dejar huecos libres entre reuniones para no ir estresados de un sitio a otro
  • Asegurar salas
  • Repasar agenda y asegurar que todo este ok (asistentes, salas…)
  • Redacción de mails, info en los mails
• Gestión del tiempo
  • El tiempo como recurso escaso
  • Urgente / Importante
  • Los “devoradores” de tiempo
  • Reuniones
  • Organización de las visitas
  • Saber decir “no”
  • Jerarquizar y Delegar
  • Organización de jornada
• Técnicas y Herramientas de Gestión del Tiempo
  • Matriz administración del Tiempo COVEY
  • Técnica POMODORO
  • Organización “No rompas la cadena”
  • Método Autofocus
  • Método GTD